Our Commitment to Your Privacy
Claramente Salud LLC ("Claramente") is required by the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) and the HITECH Act to maintain the privacy of your Protected Health Information (PHI), to provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices, and to follow the terms of this Notice. We will not use or share your information other than as described here unless you give us written permission.
1. What Is Protected Health Information (PHI)?
PHI is any information that identifies you and relates to your past, present, or future physical or mental health condition, the provision of healthcare services to you, or payment for those services. This includes your name, address, date of birth, Social Security number, Medicare ID, diagnoses, medications, appointment records, and care coordination notes.
2. How We May Use and Disclose Your PHI
We use and disclose your PHI only as permitted or required by HIPAA. The following are the primary ways we may use or share your information:
- Treatment. We may use or disclose your PHI to coordinate your care and share information with your physicians, specialists, pharmacies, or other healthcare providers involved in your treatment.
- Payment. We may use or disclose your PHI to facilitate billing and payment for services, including submitting claims to Medicare or Medicare Advantage plans.
- Healthcare Operations. We may use your PHI for quality improvement, staff training, compliance audits, and other internal operational activities necessary to run our organization.
- Required by Law. We will disclose your PHI when required by federal, state, or local law — such as reporting to public health authorities or complying with court orders.
- Public Health Activities. We may disclose PHI to public health agencies to prevent or control disease, injury, or disability as required by law.
- Health Oversight. We may disclose PHI to government agencies for oversight activities including audits, investigations, and inspections related to the healthcare system.
- Serious Threats to Health or Safety. We may disclose PHI to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health or safety of a person or the public.
- Business Associates. We may share PHI with third-party vendors ("Business Associates") who perform services on our behalf, such as billing or IT support. All Business Associates are required to sign a Business Associate Agreement (BAA) committing them to safeguard your PHI in accordance with HIPAA. This sharing never includes your mobile phone number or SMS opt-in data for marketing purposes (see Section 8).
3. Uses Requiring Your Written Authorization
For uses and disclosures not described above, we will ask for your written authorization. This includes:
- Most uses and disclosures of psychotherapy notes.
- Uses and disclosures of PHI for marketing purposes.
- Sale of your PHI — we do not and will not sell your PHI.
You may revoke any authorization you have given us at any time in writing, except where we have already acted in reliance on it.
4. Your Rights Regarding Your PHI
You have the following rights with respect to your PHI. To exercise any of these rights, please submit a written request to our Privacy Officer at diego@claramentesalud.com.
- Right to Access. You may inspect and obtain a copy of your PHI. We will respond within 30 days. A reasonable cost-based fee may apply for copies.
- Right to Amend. If you believe your PHI is incorrect or incomplete, you may request that we amend it. We will explain in writing if we deny your request.
- Right to an Accounting of Disclosures. You may request a list of disclosures we have made during the past six years, other than for treatment, payment, operations, or those you authorized.
- Right to Request Restrictions. You may request restrictions on certain uses or disclosures of your PHI. We must agree to your request not to share information with your health plan if you pay entirely out of pocket.
- Right to Confidential Communications. You may request that we contact you only by specific means or at a specific location. We will accommodate all reasonable requests.
- Right to a Paper Copy of This Notice. You may request a paper copy at any time, even if you previously agreed to receive it electronically.
- Right to Be Notified of a Breach. You have the right to be notified if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your PHI, as required by the HITECH Act.
5. Our Duties Under HIPAA
Claramente is required by law to:
- Maintain the privacy and security of your PHI.
- Provide you with this Notice of our legal duties and privacy practices.
- Follow the terms of the Notice currently in effect.
- Notify you promptly if a breach occurs that may have compromised your PHI.
- Not use or share your PHI other than as described in this Notice without your written permission.
6. Safeguards & Security (HIPAA Security Rule)
Claramente implements administrative, physical, and technical safeguards to protect the confidentiality, integrity, and availability of your PHI in compliance with the HIPAA Security Rule, including:
- Access to PHI restricted to authorized personnel only.
- Encryption of electronic PHI (ePHI) in transit and at rest.
- Regular risk assessments and ongoing staff HIPAA training.
- Secure policies for handling, storing, and disposing of PHI.
- Incident response procedures for potential breaches.
7. Minimum Necessary Standard
When using or disclosing PHI, Claramente makes reasonable efforts to limit information to the minimum necessary to accomplish the intended purpose, in accordance with HIPAA's Minimum Necessary standard.
8. SMS / Text Messaging Privacy
If you opt in to receive text messages from Claramente (for example, through our website form, by text, or verbally with a Claramente care navigator), we collect your mobile phone number, your consent to receive messages, and the content of messages exchanged with us.
- How we use it. We use this information only to send you the messages you requested, such as appointment reminders, care coordination updates, follow-ups from your care navigator, and responses to your questions, and to keep records of your consent as required by law.
- No sharing with third parties. No mobile information will be shared with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. All the above categories exclude text messaging originator opt-in data and consent; this information will not be shared with any third parties.
- Service providers. We may use a messaging service provider solely to deliver our text messages. These providers may not use your information for any other purpose.
- Opt out at any time. Reply STOP to any message to unsubscribe. Reply HELP for help, or contact us at 303-943-4469.
- Message and data rates may apply. Message frequency varies.
For full program details, see the SMS Terms section of our Terms & Conditions.
9. Website Privacy & Cookies
Our website collects non-identifying usage data (pages visited, browser type, device type) through standard analytics tools to improve user experience. This data is not PHI and is not used for clinical or treatment purposes. You may disable cookies in your browser settings at any time.
10. Changes to This Privacy Policy
We reserve the right to update this Notice and make any revised version effective for PHI we already hold, as well as PHI we receive in the future. The current Notice will always be available at claramentesalud.com/privacy.html. A paper copy is available upon request.
11. How to File a Complaint
If you believe your HIPAA privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or directly with the U.S. Department of Health and Human Services (HHS) Office for Civil Rights. We will never retaliate against you for filing a complaint.
12. Contact Our Privacy Officer
Nuestro Compromiso con su Privacidad
Claramente Salud LLC ("Claramente") está obligado por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley HITECH a mantener la privacidad de su Información de Salud Protegida (PHI), a proporcionarle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, y a seguir los términos de este Aviso. No usaremos ni compartiremos su información de manera diferente a la descrita aquí sin su permiso por escrito.
1. ¿Qué es la Información de Salud Protegida (PHI)?
La PHI es cualquier información que lo identifica y se relaciona con su salud física o mental pasada, presente o futura, la prestación de servicios de salud, o el pago por dichos servicios. Esto incluye su nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, número de Medicare, diagnósticos, medicamentos, registros de citas y notas de coordinación de atención.
2. Cómo Podemos Usar y Divulgar su PHI
Usamos y divulgamos su PHI solo según lo permitido o requerido por HIPAA. Las formas principales en que podemos usar o compartir su información incluyen:
- Tratamiento. Podemos usar o divulgar su PHI para coordinar su atención y compartir información con médicos, especialistas, farmacias u otros proveedores de salud involucrados en su tratamiento.
- Pago. Podemos usar o divulgar su PHI para facilitar la facturación y el pago de servicios, incluida la presentación de reclamaciones a Medicare o planes Medicare Advantage.
- Operaciones de Salud. Podemos usar su PHI para mejoras de calidad, capacitación del personal, auditorías de cumplimiento y otras actividades operativas necesarias para administrar nuestra organización.
- Requerido por Ley. Divulgaremos su PHI cuando lo exija la ley federal, estatal o local — como informes a autoridades de salud pública o cumplimiento de órdenes judiciales.
- Actividades de Salud Pública. Podemos divulgar PHI a agencias de salud pública para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades según lo exija la ley.
- Supervisión de Salud. Podemos divulgar PHI a agencias gubernamentales para actividades de supervisión relacionadas con el sistema de salud.
- Amenazas Graves a la Salud o Seguridad. Podemos divulgar PHI para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente para la salud o seguridad de una persona o del público.
- Socios Comerciales. Podemos compartir PHI con proveedores externos que prestan servicios en nuestro nombre (p. ej., facturación o tecnología). Todos deben firmar un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) que los obliga a proteger su PHI conforme a HIPAA. Esto nunca incluye su número de teléfono móvil ni sus datos de suscripción a SMS con fines de marketing (vea la Sección 8).
3. Usos que Requieren su Autorización por Escrito
Para usos y divulgaciones no descritos anteriormente, solicitaremos su autorización por escrito. Esto incluye:
- La mayoría de los usos de notas de psicoterapia.
- Usos de PHI con fines de marketing.
- Venta de su PHI — no vendemos ni venderemos su PHI.
Puede revocar cualquier autorización en cualquier momento por escrito, excepto cuando ya hayamos actuado en base a ella.
4. Sus Derechos Respecto a su PHI
Usted tiene los siguientes derechos. Para ejercerlos, envíe una solicitud escrita a nuestro Oficial de Privacidad en diego@claramentesalud.com.
- Derecho de Acceso. Puede inspeccionar y obtener una copia de su PHI. Responderemos en 30 días. Puede aplicar una tarifa razonable por copias.
- Derecho a Enmendar. Si cree que su PHI es incorrecta o incompleta, puede solicitar que la modifiquemos. Explicaremos por escrito si denegamos su solicitud.
- Derecho a un Registro de Divulgaciones. Puede solicitar una lista de divulgaciones realizadas durante los últimos seis años, excepto las realizadas para tratamiento, pago, operaciones o las que usted autorizó.
- Derecho a Solicitar Restricciones. Puede solicitar restricciones sobre ciertos usos o divulgaciones de su PHI. Debemos aceptar su solicitud de no compartir información con su plan de salud si paga completamente de su propio bolsillo.
- Derecho a Comunicaciones Confidenciales. Puede solicitar que nos comuniquemos con usted solo por medios o lugares específicos. Atenderemos solicitudes razonables.
- Derecho a una Copia en Papel de Este Aviso. Puede solicitar una copia en papel en cualquier momento.
- Derecho a ser Notificado de una Violación. Tiene derecho a ser notificado si ocurre una violación que pueda haber comprometido su PHI, según lo requiere la Ley HITECH.
5. Nuestras Obligaciones bajo HIPAA
Claramente está obligado por ley a:
- Mantener la privacidad y seguridad de su PHI.
- Proporcionarle este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad.
- Seguir los términos del Aviso vigente.
- Notificarle oportunamente si una violación puede haber comprometido su PHI.
- No usar ni compartir su PHI de manera diferente a la descrita en este Aviso sin su permiso por escrito.
6. Medidas de Seguridad (Regla de Seguridad de HIPAA)
Claramente implementa medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de su PHI conforme a la Regla de Seguridad de HIPAA, incluyendo:
- Acceso a PHI restringido solo al personal autorizado.
- Cifrado de PHI electrónica (ePHI) en tránsito y en reposo.
- Evaluaciones de riesgo regulares y capacitación continua en HIPAA.
- Políticas para el manejo, almacenamiento y eliminación segura de PHI.
- Procedimientos de respuesta ante posibles violaciones de datos.
7. Estándar de Mínima Necesidad
Al usar o divulgar PHI, Claramente realiza esfuerzos razonables para limitar la información al mínimo necesario para lograr el propósito previsto, conforme al estándar de Mínima Necesidad de HIPAA.
8. Privacidad de Mensajes de Texto (SMS)
Si acepta recibir mensajes de texto de Claramente (por ejemplo, a través del formulario de nuestro sitio web, por mensaje de texto o verbalmente con un navegador de atención de Claramente), recopilamos su número de teléfono móvil, su consentimiento para recibir mensajes y el contenido de los mensajes intercambiados con nosotros.
- Cómo la usamos. Usamos esta información únicamente para enviarle los mensajes que solicitó, como recordatorios de citas, actualizaciones de coordinación de atención, seguimientos de su navegador y respuestas a sus preguntas, y para conservar el registro de su consentimiento según lo exige la ley.
- No compartimos con terceros. No se compartirá información móvil con terceros ni afiliados para fines de marketing o promoción. Todas las categorías anteriores excluyen los datos y el consentimiento de suscripción a mensajes de texto; esta información no se compartirá con ningún tercero.
- Proveedores de servicios. Podemos usar un proveedor de servicios de mensajería únicamente para entregar nuestros mensajes de texto. Estos proveedores no pueden usar su información para ningún otro fin.
- Cancele en cualquier momento. Responda STOP a cualquier mensaje para cancelar su suscripción. Responda HELP para obtener ayuda, o comuníquese con nosotros al 303-943-4469.
- Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. La frecuencia de los mensajes varía.
Para conocer todos los detalles del programa, consulte la sección de Términos de SMS de nuestros Términos y Condiciones.
9. Privacidad del Sitio Web y Cookies
Nuestro sitio web recopila datos de uso no identificables a través de herramientas de análisis para mejorar la experiencia del usuario. Estos datos no son PHI y no se utilizan para fines clínicos. Puede desactivar las cookies en su navegador en cualquier momento.
10. Cambios a Esta Política
Nos reservamos el derecho de actualizar este Aviso. El Aviso vigente estará siempre disponible en claramentesalud.com/privacy.html. Puede solicitar una copia en papel en cualquier momento.
11. Cómo Presentar una Queja
Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante nosotros o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS). Nunca tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.
12. Contacte a Nuestro Oficial de Privacidad